Cadrer son projet informatique en 4 étapes : la méthode complète [Template à télécharger]

Le cadrage est une étape décisive pour la réussite d’un projet informatique ou digital. Nous l’avons sans cesse constaté dans notre activité de conseil.

Le fait est que la méthode à suivre pour cadrer un projet informatique est peu ou prou toujours la même.

Il faut commencer par définir les objectifs du projet, les personas (c’est-à-dire les utilisateurs cibles de la solution), leurs besoins, traduire ces besoins en cas d’usages et ces cas d’usages en fonctionnalités, avant d’organiser le déploiement par lots.

Nous allons vous présenter un exemple de cadrage d’un projet informatique, valable pour tous types de projets informatiques. L’objectif de ce document est de vous aider à structurer votre projet et le lancer sur de bons rails.

Il s’inspire de la méthodologie que nous proposons à nos clients. Vous trouverez le lien de téléchargement ci-dessous.

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Les 4 jalons clés d’un cadrage projet réussi

Jalon 1 : Clarifier les objectifs du projet

Nous allons vous présenter une méthodologie efficace pour réussir le cadrage de votre projet informatique ou de votre projet digital. Nous allons commencer par vous détailler les premières étapes incontournables pour ce type de projet. Chacune de ces étapes correspond à un onglet de la ressource que nous mettons à votre disposition. En synthèse, ces étapes sont les suivantes :

• La définition des objectifs.
• La définition des personas.
• La qualification et la priorisation des cas d’usage.
• La qualification et la priorisation des fonctionnalités.
• Le lotissement, c’est-à-dire le séquençage du développement du projet en mode agile.

Ces étapes doivent être réalisées dans l’ordre, pour la simple raison que :

• Les cas d’usage découlent des objectifs du projet informatique/digital et des besoins des utilisateurs cibles de la solution informatique ou digitale que vous souhaitez développer (ce que nous appelons génériquement les « personas »).
• Les fonctionnalités découlent à leur tour des cas d’usage, dont elles sont la traduction fonctionnelle.
• L’organisation du lotissement découle du travail de priorisation des cas d’usage et des fonctionnalités cibles.

Vous devez donc commencer par définir les objectifs. Pourquoi souhaitez-vous développer une solution informatique/digitale ? A quels objectifs répond le logiciel ou le service que vous vous apprêtez à développer ? Qu’est-ce qui motive la mise en place de ce projet ? Quels sont les résultats attendus ? Quelle est la vision de ce projet ?

Prenez le temps de répondre à ces questions et de formuler, qualifier et hiérarchiser les objectifs du projet. Nous recommandons vivement d’impliquer tous les acteurs du projet dans cette phase. Il est important que toutes les parties prenantes du projet (décideurs et opérationnels) soient mobilisées pour dégager une vision partagée des objectifs et créer du consensus.

Les objectifs serviront de points de référence tout au long des arbitrages que vous serez amenés à réaliser pendant le projet – en phase de conception et en phase d’implémentation. Pour cette étape, nous recommandons la mise en place d’un atelier ou, à minima, l’organisation du réunion – session de travail (kickoff).

Jalon 2 : Définir les utilisateurs cibles (personas)

Vous êtes probablement déjà familier du concept de persona. En marketing, un persona est un personnage imaginaire représentant un segment ou une typologie client. Dans le cadre d’un projet informatique / digital, un persona est une famille d’utilisateurs cibles. Chaque persona est défini par des critères socio-démographiques, par une psychologie, par des habitudes d’achat et autres critères comportementaux, enfin par des attentes & besoins précis.

Cette étape de définition des personas est capitale car elle consiste à déterminer pour qui vous concevez votre solution informatique & digitale, dans une approche customer-centric. Le produit ou le service que vous vous apprêté à développer est destiné à un ou plusieurs types d’utilisateurs, à un ou plusieurs personas.

Vous devez prendre le temps de qualifier ces personas et leurs besoins. A partir des besoins utilisateurs, vous pourrez déduire les cas d’usage qui eux-mêmes pourront être convertis en exigences fonctionnelles.

Notre exemple de cadrage de projet informatique vous permet de construire les personas de votre projet informatique. Soulignons que ces personas peuvent être les clients/prospects du produit ou service informatique, mais aussi les personnes dans l’entreprise chargées de gérer le produit ou service en question : vos collaborateurs. Dans notre exemple, Yassine est le collaborateur tandis que Clément et Augustin sont des clients.

Lors de la construction de vos personas, il est important de passer du temps sur la définition des attentes, des besoins, des challenges du persona. C’est le plus important, les critères purement socio-démographiques étant à la limite secondaires.

Dans cette étape, vous cherchez à qualifier précisément ce que veulent les différentes familles d’utilisateurs auxquelles votre produit/service informatique s’adresse.

Vous pouvez personnaliser les champs de qualification des personas dans l’onglet Réglages.

Jalon 3 : Identifier les cas d’usage et fonctionnalités associées, puis les prioriser

Le travail sur les personas permet de qualifier les besoins métiers des utilisateurs ainsi que les besoins clients vis-à-vis de la solution informatique que vous envisagez de développer. Ces besoins doivent ensuite être transformés en cas d’usages. Pour rappel, un cas d’usages désigne la manière d’utiliser un système informatique, que ce soit un logiciel, un site web ou une application mobile.

En clair, il s’agit de répondre à la question : qu’est-ce que mes personas voudraient pouvoir faire avec la solution informatique/digitale ? Formulé autrement, il s’agit de qualifier les interactions entre les utilisateurs cibles (personas) et le système informatique.

Un cas d’usages est exprimé en langage simple, celui de l’utilisateur cible, contrairement aux fonctionnalités qui ont un côté plus « technique » dans leur expression.

Vous pouvez voir ci-dessous quelques exemples de cas d’usage pour un site internet. Comme vous pouvez le constater, nous vous proposons de prioriser ces cas d’usage. Ce travail de priorisation est important car c’est lui qui guidera le planning de déploiement, le lotissement des chantiers de travail. Bref : la roadmap produit.

Une fois que vous avez qualifié les cas d’usages pour chaque persona et que vous les avez priorisés, vous pouvez les convertir en fonctionnalités. Quelles sont les fonctionnalités logicielles / techniques dont vous aurez besoin pour pouvoir réaliser les cas d’usages cibles ? Vous êtes invités à compléter les fonctionnalités cibles pour chaque cas d’usages dans la colonne « Features ».

Nous vous proposons un onglet « Fonctionnalités » dont le contenu est généré dynamiquement à partir des informations données dans l’onglet « Cas d’usages ». Il donne une vision synthétique des fonctionnalités cibles par persona et de leur niveau de priorité. Une fonctionnalité qui n’est utilisée par aucun persona apparaîtra en rouge.

Ces deux onglets vous permettent de qualifier et de prioriser vos cas d’usages et leur traduction en fonctionnalités. C’est une étape centrale dans le cadrage d’un projet informatique ou digitale.

Jalon 4 : Planifier le développement en mode agile

Dans notre exemple de cadrage d’un projet informatique figure un onglet « Lotissement ». Une fois que vous avez qualifié et priorisés les cas d’usages et les fonctionnalités associées à ces cas d’usage, vous devez organiser le développement de la solution informatique, la mise en production, l’implémentation. Nous préconisons une approche agile basée sur des cycles de production courts appelés « lots ».

En méthode Scrum, on parle de « sprints ». L’objectif est d’obtenir une première version de la solution utilisable le plus rapidement possible, avec toutes les fonctionnalités clés. En anglais, on parle de « Minimum viable product » ou MVP.

Dans notre exemple de cadrage d’un projet informatique, le « MVP » correspond au Lot 0. Le lot 0 est le premier cycle de production qui consiste à implémenter les fonctionnalités les plus prioritaires (les must-have), celles sans quoi l’utilisation de la solution est impossible.

L’onglet « Lotissement » que nous vous proposons vous permettra d’organiser le planning d’implémentation des fonctionnalités. C’est depuis cet onglet que vous pourrez construire le plan d’actions, votre « roadmap produit » et séquencer les chantiers de développement de votre solution informatique / digitale. Concrètement, vous pouvez depuis cet onglet :

• Décrire de manière synthétique le contenu de chaque lot.
• Pour chaque lot, visualiser la liste des fonctionnalités à implémenter. Important : la liste des fonctionnalités est générée automatiquement à partir de la priorité d’implémentation de la feature indiquée dans l’onglet « Fonctionnalités ».

Les bonnes pratiques à respecter pour un cadrage de projet efficace

Vous connaissez maintenant les étapes clés de cadrage d’un projet informatique. Notre ressource gratuite vous aidera à bien structurer votre démarche. Vous trouverez le lien de téléchargement en bas de l’article. Mais avant, nous aimerions vous donner quelques conseils ou en tous cas vous partager quelques bonnes pratiques en matière de cadrage de projet.

#1 Impliquer toutes les parties prenantes dès le départ

Le cadrage d’un projet informatique poursuit deux finalités principales :

• Qualifier le besoin. Toutes les étapes de l’exemple de cadrage d’un projet informatique que nous venons de présenter visent à nourrir l’expression du besoin : objectifs, besoins utilisateurs, cas d’usages, fonctionnalités requises…
• Organiser la gestion du projet : lotissement / planning, attribution des rôles et des responsabilités, compétences à mobiliser…

En disant cela, il apparaît évident que l’une des clés de réussite du cadrage consiste à intégrer toutes les parties prenantes – et ce dès le début. Ce sont les utilisateurs cibles de la solution informatique qui mieux que personne d’autres connaissent les besoins qui sont les leurs et les cas d’usages qu’ils aimeraient pouvoir réaliser.

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Il est donc naturel d’intégrer toutes les parties prenantes du projet (collaborateurs – utilisateurs de la solution, mais aussi représentants des clients/prospects auxquels la solution s’adresse). Intégrez-les dès la phase de définition des objectifs. Nous recommandons de réaliser un atelier « Objectifs » réunissant tous les acteurs du projet.

Ces acteurs / utilisateurs cibles doivent également être sollicités au moment de la définition des cas d’usages cibles et exigences fonctionnelles, que ce soit au moyen de questionnaires, de sondages, d’interviews individuelles, de réunions, d’ateliers…L’utilisateur final de la solution doit toujours être placé au centre des préoccupations.

Vous ne cherchez pas à développer un produit qui vous plaît, mais un produit qui plaît à ceux qui l’utiliseront – vos collaborateurs, vos clients…

#2 Clarifier le rôle de chacun (matrice RACI)

Non seulement vous devez impliquer toutes les parties prenantes dans le cadrage du projet informatique, mais vous devez aussi définir clairement les rôles et les responsabilités de chacun. Qui fait quoi ?  Qui s’occupe de telle partie ? Une équipe projet efficace est une équipe projet dans laquelle chaque rôle est clairement défini.

Dans une équipe de foot, chaque footballeur a un rôle précis : attaquant, milieu de terrain, défenseur, gardien de but. S’il n’y avait pas cette répartition des rôles, ce serait le bazar.

Dans une équipe projet, c’est la même chose. Chacun doit avoir une place définie. Il faut à la fois éviter les redondances de rôles (plusieurs personnes faisant la même chose) et la dilution des responsabilités qui résulte fatalement d’un manque de définition des rôles.

Le matrice RACI est un exercice efficace pour définir les rôles et les responsabilités. D’expérience, cela fonctionne toujours très bien. RACI est l’acronyme pour responsible, accountable, consulted et informed. Il s’agit de quatre rôles et niveaux de responsabilités :

• Responsible > Le responsable de la tâche, au sens de « réalisateur », « en charge de la réalisation de ». Le responsible est la personne à qui ont confie la réalisation de la tâche. C’est l’exécutant. Chaque action à réaliser doit avoir au moins 1 responsable. Elle peut en avoir plusieurs.
• Accountable > La personne qui rend des comptes, qui est responsable du travail du « responsible » (qui est donc un faux-ami…) . L’accountable est la personne qui se fera réprimander si le responsible a mal fait son travail. Chaque action ne peut avoir qu’un seul accountable. L’accountable est en général le supérieur hiérarchique du responsible.
• Consulted > La ou les personnes qui doivent être consultées dans le cadre de la réalisation de la tâche. Ce sont en général des personnes qui disposent d’une expertise sur la tâche en question. Ils ont une rôle de conseil.
• Informed > La ou les personnes qui doivent être informées de l’avancement de la tâche.

La matrice RACI permet d’obtenir une vision claire de qui fait quoi dans le projet. Il s’agit d’un tableau qui contient :

• En ligne : La liste des actions, des tâches, des activités, des livrables à réaliser.
• En colonne : La liste des personnes intervenant dans le projet.

Les rôles et les responsabilités sont renseignés dans les cellules, au croisement des lignes et des colonnes. Nous utilisons souvent la matrice RACI dans le cadre des projets que nous accompagnons.

Simple à mettre en œuvre, elle permet d’avoir une vision claire des rôles et responsabilités de chacun, de savoir qui sont les participants du projet et comment chaque participant intervient dans le projet.

#3 Prévoir des instances de pilotage régulières

Nous recommandons toujours la mise en place d’un comité de pilotage du projet pour :

• Suivre l’avancement du projet : Le planning est-il respecté ? Les actions prévues ont-elles été réalisées ? La méthode de gestion de projet est-elle efficace ?
• Identifier les freins, les blocages dans la réalisation du projet.
• Prendre les décisions importantes, valider les choix stratégiques, faire les arbitrages nécessaires quand ils se présentent.
• Faire évoluer certains contours du projet. En méthode agile, on se donne le droit de faire évoluer le projet initial. C’est l’un des intérêts de cette approche méthodologique.

Quelques conseils concernant le comité de pilotage :

• Il doit réunir des décisionnaires du projet.
• Il doit être transverse, c’est-à-dire réunir des représentants des différents métiers impliqués dans le projet : DSI, Directeur marketing, Directeur Digital, Directeur financier, etc…
• L’AMOA doit participer au COPIL.
• Le comité de pilotage doit se tenir au moins une fois par mois, à une fréquence régulière.

La capacité à mettre en place dès le début du projet une instance de pilotage et de décision est une clé de succès d’un projet informatique. L’expérience nous a appris que les projets qui échouaient étaient en général ceux qui manquaient d’instance de pilotage claire.

#4 Intégrer des temps d’alignement collectif

La réalisation d’un projet est un travail d’équipe. De ce fait, la communication joue un rôle central. Pour favoriser ce travail d’équipe et faire circuler l’information et l’intelligence, il est important de définir dès le début :

• Les principaux ateliers du projet. Dans un projet informatique, plusieurs types d’ateliers peuvent être envisagés : un atelier de définition des objectifs, un atelier de formulation des cas d’usages, un atelier de validation & enrichissement des fonctionnalités cibles + les ateliers techniques en phase de déploiement. Les ateliers sont toujours des exercices efficaces pour aligner les équipes et challenger les idées. Mais si vous souhaitez que tous les participants cibles soient au rendez-vous le jour J, prévenez-les en avance de la date des ateliers !
• Les points d’étape. Nous recommandons la mise en place d’un point hebdomadaire, d’une réunion d’1 heure max réunissant chaque semaine les principaux parties prenantes du projet afin de faire le point sur le projet, son avancement, les éventuelles difficultés rencontrés, les prochaines étapes.

Vos collaborateurs sont peut-être très occupés. C’est aussi pour cette raison qu’il faut définir les ateliers et les points hebdos dès le début du projet pour que chacun puisse s’organiser. C’est le seul moyen de pouvoir réunir tout le monde quand il le faut !

Modèle de cadrage projet à télécharger

Sans plus attendre, voici le lien de téléchargement qui vous permettra d’accéder à notre exemple de cadrage d’un projet informatique.

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